Didacticiel : Les 10 meilleures perles caches de WordPerfect
On pourrait utiliser WordPerfect depuis de longue date sans avoir découvert tous ses raccourcis efficaces. Et ce n’est pas parce qu’ils sont difficiles à trouver. Le fait est que WordPerfect est si riche en fonctionnalités que les raccourcis et autres astuces ou conseils passent souvent inaperçus même à l’utilisateur le plus curieux. En réalité, il y en des centaines, mais nous allons nous limiter aux dix meilleures perles que tous doivent vraiment connaître.
Flocon de neige ou symboles
Le flocon de neige est un bouton situé du côté droit de la barre de propriétés (près de la zone vérificateur d’orthographe ou synonymes) doublé de symboles. Lorsque vous cliquez dessus, une palette s’affiche offrant les 16 caractères spéciaux que vous avez utilisés dernièrement. En clair, vous pouvez d’un clic accéder aux lettres et symboles que vous utilisez le plus souvent.
Au bas de la palette se trouve le bouton Autre. Si vous cliquez dessous, vous afficherez la boîte de dialogue Symboles (voir Figure 1) et pourrez accéder à plus de 1 500 caractères spéciaux, symboles et caractères alphabétiques multilingues regroupés en 15 jeux de caractères.
Figure 1
Boîte de dialogue Symboles : accédez à plus de 1 500 caractères spéciaux, symboles et caractères alphabétiques multilingues.
Formatage rapide
La commande Formatage rapide vous permet de copier par cliquer-glisser le formatage d’un fragment de texte sur un autre. Par exemple, au lieu de reprendre les mêmes étapes au fil des titres dans un document, vous pouvez appliquer le formatage à un titre, puis le copier rapidement sur les autres. Le bouton Formatage rapide se trouve sur la barre d’outils et ressemble à un rouleau à peindre.
Passons aux actes : cliquez sur le titre que vous avez déjà formaté, puis sur le bouton Formatage rapide. Lorsque s’affiche la boîte de dialogue Formatage rapide (voir Figure 2), cliquez sur OK pour formater les titres. Le pointeur se transforme en rouleau à peindre. Cliquez sur le titre suivant et faites glisser le rouleau dessus pour le formater en premier. La commande étant active (le pointeur du rouleau), cliquez et faites glisser le rouleau sur les autres titres dans le document. En quelques secondes, tous les titres auront le même formatage. À la fin, cliquez à nouveau sur le bouton Formatage rapide pour le désactiver.
Figure 2
Formatage rapide : harmonisez rapidement le formatage de votre texte.
La boîte de dialogue Formatage rapide offre aussi une autre option qui permet de formater un texte sous forme de caractères choisis. Au fond, cette option vous permet de sélectionner et formater seulement une partie d’un paragraphe plutôt que le paragraphe entier. Par exemple, si vous voulez seulement mettre en italique certains mots dans un texte, cette option s’y parfaitement.
Modifier la casse
La commande Majuscules/minuscules fonctionne particulièrement bien lorsque vous voulez mettre en majuscules plusieurs lignes dans votre texte. Pour ce faire, sélectionnez le texte, puis cliquez sur le menu Édition > Majuscules/minuscules > MAJUSCULES (ou l’une ou l’autre des deux autres options, selon le cas). Modifier la casse se révèle très pratique aussi lorsque vous avez tapé plusieurs paragraphes la touche Verr. Maj. Étant active.
Adapter la mise en page
Si jamais vous avez des documents avec 3 ou 4 lignes isolées sur une page, vous pouvez solliciter la commande Adapter la mise en page et, en deux clics, faire entrer ces lignes dans la page précédente, après avoir rajusté les marges, la taille de la police et l’interlignage. Vous pouvez définir les éléments à adapter. Par exemple, si vous ne voulez pas modifier les marges, vous pouvez vous contenter de rajuster la taille de la police et l’interlignage.
Cliquez sur le menu Format > Adapter la mise en page et la boîte de dialogue du même nom s’affichera (voir Figure 3). Indiquez le nombre de pages souhaité, puis cochez ou décochez les cases selon les éléments à modifier. Cliquez sur le bouton Adapter la mise en page. Si vous n’aimez pas le résultat, appuyez sur les touches Ctrl+Z (ou cliquez sur Édition > Annuler) pour rétablir la mise en page et recommencer.
Figure 3
Adapter la mise en page : marges, taille de la police, interlignage… rajustez-les pour faire tenir votre texte sur le nombre de pages voulu.
Collage de texte non formaté
Le problème le plus courant au copier-coller d’un texte est de voir reproduire les codes de formatage, ce qui entraîne des problèmes et des résultats inattendus. De fait, puisque les codes parasites ne sont visibles que si vous sollicitez la commande Afficher les codes, ces problèmes restent inaperçus, c’est-à-dire jusqu’à ce que les codes importés entrent en conflit avec les codes existants.
Pour éviter ces problèmes, vous pouvez simplement coller le texte, sans le formatage, et ce dernier adoptera alors le formatage du document source. Cette commande s’appelle Coller le texte non formaté et se trouve par raccourci dans le menu local. Après avoir sélectionné et copié le texte voulu, vous passerez au document source où vous positionnerez la pointe du curseur au point d’insertion du texte à coller. Cliquez droit, puis sélectionnez Coller le texte non formaté.
Ouvrir une copie
Combien de fois avez-vous créé un nouveau document à partir d’un fichier existant, c’est-à-dire en l’ouvrant et en y apportant des modifications ? Et combien de fois avez-vous écrasé le document existant ou original sans en avoir changé le nom ? En toute probabilité, cela vous est arrivé plus souvent que vous ne saurez admettre, mais voici une approche toute simple pour éviter un tel oubli.
Cliquez sur Fichier > Ouvrir pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir un fichier. Comme vous pouvez le remarquer, il y a deux boutons : Ouvrir et Ouvrir une copie. Si vous cliquez sur Ouvrir une copie, plutôt que sur Ouvrir, le fichier s’ouvrira en mode Lecture seule. Cela veut dire que vous ne pourrez pas enregistrer les modifications apportées au document original sans en avoir changé le nom. Vous éviterez ainsi de modifier accidentellement des fichiers importants.
Figure 4
Boîte de dialogue Ouvrir un fichier : cliquez sur Ouvrir une copie et protégez vos documents importants des modifications accidentelles.
Dessiner une image
Tapie dans les menus est une passerelle vers un module destiné à créer des graphiques sur mesure ou à modifier des graphiques importés d’autres sources. Ce module s’appelle Dessiner une image et il est accessible à partir du menu Insertion > Graphiques/images. Lorsque vous cliquez dessus, vous créez un lien avec le programme Presentations Graphics sous la forme d’une fenêtre d’édition dans WordPerfect (voir Figure 5).
Figure 5
Presentations Graphics : la fenêtre d’édition affiche de nouveaux menus et barres d’outils propices à la création et à la retouche de graphiques.
D’entrée de jeu, vous verrez que les barres d’outils et les menus sont différents. Cette fenêtre d’édition a toutes les caractéristiques de Presentations Graphics, même si vous êtes à proprement parler dans WordPerfect. Ce module de dessin est étroitement intégré aussi dans Quattro Pro. Naturellement, il est accessible dans Presentations. Pour toute aide au démarrage, appuyez sur la touche F1 et les rubriques d’aide de Presentations Graphics s’afficheront.
Modifier les paramètres
Ces jours-ci, il est assez courant chez les éditeurs de logiciels de réunir les paramètres de personnalisation dans le menu Outils > Paramètres. Ce qui n’est pas nécessairement courant, c’est la plage des options de personnalisation que propose WordPerfect. Des plus simples, tels que l’affichage de paragraphes et de symboles ou la barre de défilement vertical, aux éléments complexes, tels que la création de menus, de raccourcis clavier ou de barres d’outils personnalisés, vous pouvez faire quasiment tout, que vous y ayez pensé ou non, à partir de la boîte de dialogue Paramètres.
Cliquez sur Fichier > Ouvrir pour afficher la boîte de dialogue Paramètres (voir Figure 6). Cliquez sur l’un des sept catégories indiquées pour afficher les options qui s’y rattachent. Par exemple, si vous voulez changer l’emplacement de vos fichiers WordPerfect, cliquez sur Fichiers. Pour afficher les symboles et personnaliser l’affichage de la fenêtre d’édition de WordPerfect, cliquez sur Affichage. Pour plier les menus à vos préférences, de même que les barres d’outils et/ou le clavier, cliquez sur Personnaliser.
Figure 6
Boîte de dialogue Paramètres : sept catégories et options pour personnaliser tous les éléments ou presque du programme.
Routage d’un document
Admettons que vous collaborez à un projet et que vous devez envoyer à plusieurs réviseurs la version préliminaire d’un document. Vous pouvez, par exemple, l’envoyer au premier réviseur et attendre ses interventions et annotations, puis, à tour de rôle, envoyer la nouvelle ébauche au deuxième réviseur et ainsi de suite. Autrement, vous pouvez laisser à WordPerfect le soin de créer un bordereau de routage qui envoie automatiquement le fichier à chaque réviseur.
Voici comment cela fonctionne : vous créez une liste de réviseurs dans l’ordre de leur intervention respective. La sélection des réviseurs peut se faire dans le carnet d’adresses de WordPerfect (WordPerfect Mail) ou de Microsoft Outlook. Cliquez sur Fichier > Document > Bordereau de routage pour afficher la boîte de dialogue du même nom. Dans les zones Sujet et Message, donnez les éléments d’information pertinents ou des instructions, puis dressez la liste des destinataires.
Figure 7
Boîte de dialogue Bordereau de routage : donnez vos instructions et créez la liste des réviseurs.
Une fois créé le bordereau de routage pour le document, celui-ci est envoyé par courriel (comme pièce jointe) au premier réviseur sur la liste. Ce dernier ouvre la pièce jointe, tape son nom et choisit une couleur pour signaler ses interventions. À la fin, le réviseur ferme le fichier et le document est acheminé au prochain réviseur sur la liste. Chaque réviseur peut voir le nom des autres réviseurs et la couleur indiquant leurs interventions respectives. Un réviseur peut modifier les ajouts d’un autre, mais ne peut modifier ni rétablir les textes déjà supprimés. Lorsque tous les réviseurs ont revu le document, celui-ci vous sera renvoyé.
Remarque : Si votre collaborateur utilise Microsoft Word, vous pouvez enregistrer le document au format DOC et faire circuler cette version. Les utilisateurs de WordPerfect et de Word peuvent échanger des documents en toute transparence.
Vérificateur d’orthographe/Synonymes
Du côté droit de la barre des propriétés se trouve une petite case mystérieuse. Si vous laissez le curseur la survoler, vous verrez s’afficher une infobulle annonçant des suggestions au fur et à mesure de la saisie. En clair, cette case vous permet de corriger rapidement les fautes d’orthographe. Au fil de la saisie, le point d’insertion se déplace dans le document et lorsqu’il repère une erreur d’orthographe, la case s’affiche et propose un remplacement en rouge. Si vous cliquez sur la flèche descendante près de la case, les variantes orthographiques ou synonymes seront affichés. La même liste s’affiche lorsque vous cliquez droit sur un mot mal orthographié (et souligné par des tirets en rouge).
En revanche, les mots corrects figurent en noir dans la case. Lorsqu’un mot s’y affiche, vous pouvez cliquer sur la flèche près de la case et afficher une liste de synonymes que propose le dictionnaire. Si un mot se répète très souvent, cliquez dessus pour ouvrir une liste de synonymes possibles.